Le présent document est rédigé en français, et une version anglaise est aussi offerte. Les deux versions ont la même valeur. La version française s’applique, sauf si vous avez expressément choisi d’être lié par la version anglaise après avoir pris connaissance de la version française. Les lois de la Colombie-Britannique s’appliquent, sous réserve des règles d’ordre public applicables au Québec. Consulter la version anglaise

En vigueur le 9 octobre 2026

Mis à jour le 15 octobre 2026 : nous comptons maintenant les pages vues sur les pages publiques de termsroom.com, sans témoins et sans identifier qui que ce soit. Voir les sections 6 et 10.

Avis de confidentialité

La façon dont Termsroom traite les renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1), modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et de la loi de la Colombie-Britannique sur la protection des renseignements personnels (Personal Information Protection Act).

1. En bref

• Nous recueillons le minimum nécessaire pour mener une négociation : qui vous êtes, dans quelles salles vous vous trouvez et ce que vous avez fait.
• Nous ne conservons pas les documents de votre organisation. Ils se trouvent dans votre propre stockage.
• Vos actions sont journalisées, et les dossiers que nous produisons nous-mêmes, comme le compte rendu d’une séance, portent un code qui identifie la copie et la personne à qui elle a été remise. C’est délibéré, et la section 5 l’explique.
• Lorsque vous associez une évaluation des coûts à un fichier de paie, nous le lisons sans le conserver. La section 5A en parle. Lisez-la si votre nom figure dans un fichier de paie sans que vous utilisiez Termsroom.
• Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles.

2. Qui est responsable de quoi

En ce qui concerne les renseignements personnels de vos utilisateurs dans une négociation, votre organisation est responsable de ces renseignements au sens de la loi, et nous agissons comme son prestataire de services, selon ses instructions et en vertu d’une entente écrite qui protège la confidentialité des renseignements. En ce qui concerne les renseignements dont nous avons besoin pour exploiter notre propre entreprise, soit vos coordonnées, vos dossiers de facturation et vos échanges avec le soutien, nous en sommes nous-mêmes responsables.

Les abonnements sont vendus par l’intermédiaire de Paddle, qui agit à titre de marchand officiel. Paddle est responsable des renseignements relatifs au paiement, à la facturation et aux taxes de vente qu’il recueille auprès de vous, conformément à ses propres conditions et à son propre avis de confidentialité (offerts en anglais seulement sur paddle.com).

3. Ce que nous recueillons

Nous ne conservons pas le contenu des documents et nous ne détenons pas de numéros de carte. Pour indexer une version ou comparer toutes les versions, Termsroom en lit le texte dans la mémoire du serveur seulement; la comparaison rapide avec la version précédente se sert de l’index des clauses déjà enregistré et ne lit aucun fichier. Dans les deux cas, rien de ce texte n’est conservé au-delà de la structure et des constats décrits ci-dessus. Aucune colonne de notre base de données n’est autorisée à contenir le contenu d’un document, et toute tentative d’en ajouter une échoue. Consultez termsroom.com/trust pour l’inventaire complet de ce qui est conservé, colonne par colonne.

3A. Si vous nous écrivez avant d’être client

Deux formulaires de ce site peuvent être utilisés par une personne qui n’a pas de compte : la demande de soumission sur la page Comment acheter et la demande de notre dossier de preuves sur la page Confiance. Les deux enregistrent ce que vous y inscrivez. Le présent avis ne le disait pas avant; il le dit maintenant.

Chacun consigne votre nom, l’organisation pour laquelle vous faites la demande, une adresse courriel et, si vous en fournissez, un numéro de téléphone et votre rôle. Il consigne ce que vous avez demandé et tout ce que vous avez écrit dans la zone de texte libre. Il ne consigne pas votre adresse réseau; celle-ci se trouve dans les journaux de requêtes de nos fournisseurs, au même titre que pour toute autre page que vous consultez ici.

Nous utilisons ces renseignements pour vous répondre, et nous comptabilisons ce qui a été demandé afin de savoir ce que les acheteurs et les évaluateurs exigent réellement. Nous ne les utilisons à aucune autre fin, nous ne vous ajoutons pas à une liste d’envoi et nous ne les vendons ni ne les communiquons. Aucune personne connectée à Termsroom ne peut les lire : la base de données refuse tout accès à ces demandes, et une vérification automatique confirme chaque jour que c’est toujours le cas.

Une demande est conservée chez nous pendant deux ans, à moins que vous nous demandiez de la supprimer plus tôt, ce que vous pouvez faire en tout temps en indiquant le numéro de dossier qui vous a été remis. Pour l’instant, aucune suppression automatique n’est en place, et la section 7 le dit franchement.

4. Pourquoi nous pouvons les recueillir

Pour fournir le service que vous ou votre organisation avez demandé; pour assurer la sécurité du service et détecter les utilisations abusives; pour tenir les registres que la loi exige de nous ou de vous; et pour respecter la loi.

Nous nous fondons sur l’entente que votre organisation a conclue avec nous et, lorsque le consentement est requis, sur votre consentement, qui doit être manifeste, libre et éclairé, donné à des fins précises et demandé séparément pour chacune de ces fins. Vous pouvez le retirer en tout temps.

5. Journalisation et registre de diffusion (à lire attentivement)

Termsroom consigne qui a fait quoi. Il consigne aussi qui a reçu quelle version d’un document, quand cette personne l’a ouverte pour la première fois et quand elle en a accusé réception. Les dossiers que Termsroom produit lui-même, comme le compte rendu d’une séance, portent un code qui identifie cette copie et la personne à qui elle a été remise.

Il s’agit bien d’une forme de surveillance de personnes identifiables. Nous préférons vous le dire clairement. Elle existe parce que les deux parties à une négociation doivent pouvoir compter sur la traçabilité des contenus confidentiels, et non parce que nous nous intéressons à ce que fait une personne en particulier. Le registre est accessible à votre propre organisation et à l’autre partie lorsqu’il concerne des contenus communs; il n’est utilisé à aucune autre fin.

Au sens de la loi québécoise, le registre de diffusion et le code par destinataire sont des moyens technologiques qui permettent d’identifier une personne. Nous vous en informons ici, avant leur utilisation, et la section 8 explique comment exercer vos droits.

Ce que nous ne faisons pas. Termsroom ne détient pas vos documents; il ne les marque donc pas et ne peut pas remonter d’une page divulguée de l’un d’eux jusqu’à un destinataire. Le filigranage des documents propre à chaque destinataire figure dans la feuille de route à termsroom.com/trust et ne fait pas partie du produit aujourd’hui. Si nous l’ajoutons un jour, le présent avis le mentionnera avant son activation.

5A. Les listes de paie et les personnes qui y figurent

Cette section s’adresse à d’autres personnes que le reste de l’avis. Si votre rémunération figure dans un fichier que votre employeur ou votre syndicat a utilisé pour évaluer le coût d’une offre, vous n’utilisez pas Termsroom et vous n’avez rien accepté avec nous. Vous avez tout de même le droit de savoir ce qu’il advient de ce fichier.

Ce qui se passe. L’organisation indique à Termsroom un fichier de paie situé dans son propre stockage. Notre logiciel l’ouvre une seule fois, en calcule l’empreinte, compte le nombre de lignes qu’il contient et lit une colonne de montants de rémunération afin d’appliquer à chaque personne les maximums annuels de cotisation des retenues obligatoires prévues par la loi, comme le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi. Il supprime ensuite tout ce qu’il a lu.

Ce qui est conservé. L’emplacement du fichier, son empreinte, le nombre de lignes et les totaux qui en résultent pour l’ensemble du groupe : effectif, masse salariale avant et après, et coût des charges sociales avant et après. Aucune ligne, aucun nom, aucun montant individuel et aucun identifiant n’est conservé, et aucune colonne autre que l’unique colonne de rémunération n’est analysée.

Qui est responsable. L’organisation qui nous a indiqué le fichier est responsable de ces renseignements. C’est elle qui a décidé de ce que contient le fichier et si elle avait le droit de l’utiliser ainsi. Nous suivons ses instructions et nous sommes responsables de traiter le fichier de la façon décrite ici, et de rien de plus.

Pourquoi nous procédons ainsi. Pour évaluer les coûts avec exactitude, il faut connaître la répartition réelle des salaires, parce que les maximums prévus par la loi s’appliquent à chaque personne : un total divisé par l’effectif donne un résultat inexact. Il n’est pas nécessaire de nous transmettre la liste elle-même; nous ne la recevons donc pas.

Si vous croyez qu’un fichier vous concernant a été utilisé de cette façon et que vous souhaitez en savoir davantage, la demande doit être adressée à votre employeur ou à votre syndicat, parce qu’il s’agit de son fichier et de ses instructions. La section 8 explique pourquoi, et nous l’aiderons à y répondre.

6. Avec qui nous les communiquons

Communication à l’extérieur du Québec : avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (Twilio et Resend aux États-Unis, Paddle au Royaume-Uni et dans l’Union européenne), nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et concluons une entente écrite qui assure une protection adéquate. Votre numéro de cellulaire est traité aux États-Unis par Twilio, pour les codes de connexion et pour les invitations et les rappels envoyés par texto, et peut être accessible aux autorités américaines en vertu du droit américain. Votre adresse courriel est traitée aux États-Unis par Resend pour les codes de connexion et pour les invitations et les rappels envoyés par courriel. Les renseignements de facturation et fiscaux sont traités par Paddle aux emplacements indiqués dans ses propres conditions, qui peuvent se situer à l’extérieur du Canada. Les requêtes peuvent être servies par Vercel à partir d’une région située à l’extérieur du Canada, sans y être conservées; le comptage des pages vues sur les pages publiques est conservé par Vercel et peut se trouver à l’extérieur du Canada. Le dossier est conservé au Canada, et vos documents restent dans votre propre stockage. Les textos, les courriels et les paiements sont traités par leurs fournisseurs (Twilio, Resend et Paddle), comme il est indiqué ci-dessus. Si votre organisation ne peut l’accepter, dites-le-nous avant de signer. Nous évaluons une solution canadienne pour la vérification par téléphone.

Nous ne vendons de renseignements personnels à personne, en aucune circonstance.

7. Combien de temps nous les conservons

Pour chaque élément, nous indiquons si la suppression est automatique ou si elle se fait seulement sur demande. Une vérification quotidienne repère ce qui est arrivé à échéance; les éléments marqués « comptabilisés » sont repérés, mais pas encore supprimés automatiquement. Nous préférons vous le dire franchement.

• Identifiants de stockage : supprimés du coffre-fort numérique dès que vous retirez la connexion au stockage, dans la même transaction. Déjà automatique. Une connexion retirée qui pointerait encore vers un identifiant serait signalée par notre propre vérification tr_orphaned_credentials, qui s’exécute à chaque modification de la base de données.
• Adresses de canal : l’adresse du webhook entrant Teams est supprimée dès que vous dissociez le canal. Déjà automatique.
• Renseignements de compte : tant que votre compte est actif, puis 90 jours, après quoi ils sont détruits ou anonymisés. Appliqué sur demande. Pour l’instant, cette destruction se fait à la demande de votre organisation. Cette page indiquait auparavant que cette mesure deviendrait automatique à compter du 31 janvier 2027. Nous retirons cet engagement plutôt que de ne pas le respecter. Entre deux rondes de négociation, une équipe peut rester inactive une bonne partie de l’année; nous ne voulons pas supposer qu’un compte est abandonné. C’est donc l’organisation qui nous avise.
• La piste de vérification : pendant toute la durée de la négociation, plus 7 ans, parce qu’elle constitue une preuve dont les deux parties peuvent avoir besoin. Votre organisation peut demander une durée différente.
• Échanges écrits dans une salle : conservés et lisibles par les parties jusqu’à 90 jours après la conclusion de l’entente, puis supprimés. Ce sont des échanges de travail, pas des preuves, et la piste de vérification n’est pas touchée. Vous pouvez aussi nous demander de les supprimer plus tôt, ou les supprimer vous-même si vous êtes porte-parole. Comptabilisés chaque jour, pas encore supprimés automatiquement. Cette page le dira tant que ce sera le cas. Nous attendons 90 jours plutôt que de les supprimer le jour même, parce que le dossier de conclusion de l’entente est souvent lu quelques jours plus tard et qu’une suppression est définitive.
• Données sur la liste du personnel : le pointeur, l’empreinte et le nombre de lignes sont conservés aussi longtemps que l’évaluation des coûts à laquelle ils se rattachent. Le fichier lui-même n’a jamais été conservé; il n’y a donc rien d’autre à supprimer.
• Demandes de personnes qui ne sont pas clientes : une demande de soumission ou du dossier de preuves, conservée 2 ans. Appliqué sur demande. Aucun processus ne les supprime selon un calendrier; faites-en la demande en indiquant votre numéro de dossier, et nous la supprimerons. Voir la section 3A.
• Dossiers de grief : conservés pendant toute la durée de la négociation à laquelle ils se rattachent, et supprimés avec elle par la base de données plutôt que selon un calendrier qui leur serait propre. Supprimés avec la négociation. Aucun processus ne supprime non plus une négociation selon un calendrier. Comme aucune négociation n’est supprimée automatiquement, ces dossiers sont supprimés seulement quand la négociation l’est. La personne visée par le grief est désignée par un numéro convenu entre les parties plutôt que par son nom; ce qui est supprimé est donc un dossier, et non une identité.
• Tentatives de connexion : 24 heures. Appliqué automatiquement. Une valeur de hachage à sens unique du numéro de cellulaire et l’heure de chaque demande de code de connexion, conservées uniquement pour limiter la fréquence à laquelle un code peut être envoyé ou essayé. Elles sont supprimées lors de la première tentative de connexion qui suit ce délai de 24 heures. Il en va de même pour les codes de connexion envoyés par courriel, comptés au moyen d’une valeur de hachage de l’adresse.
• Codes de connexion par courriel : 10 minutes. Appliqué automatiquement.Une valeur de hachage de votre adresse courriel et du code, conservée jusqu’à l’utilisation ou l’expiration du code. Le code lui-même n’est jamais conservé.
• Adresse courriel confirmée en attente du code par texto : 15 minutes. Appliqué automatiquement. Conservée seulement jusqu’à ce que vous entriez le code reçu par texto.
• Sessions ayant franchi les deux étapes de connexion : 60 jours. Appliqué automatiquement. L’identifiant de la session, votre compte et l’heure, pour que chaque demande puisse être vérifiée.
• L’adresse courriel de votre compte : tant que le compte existe, avec les renseignements du compte. Elle vous est visible, et ne l’est pas aux autres personnes de vos négociations.
• Échanges avec le soutien : 2 ans. Appliqué sur demande. Ils sont conservés à l’extérieur de cette base de données; rien ici ne peut donc les comptabiliser ni les supprimer.
• Dossiers de facturation : 7 ans, parce que les lois fiscales l’exigent. Conservés par Paddle, notre marchand officiel.

8. Vos droits

Vous pouvez :

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie;
• les faire corriger;
• retirer votre consentement;
• demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou que nous désindexions un lien qui y mène;
• obtenir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• être informé de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Vous pouvez aussi porter plainte si vous croyez que nous avons commis une erreur. Lorsque vos renseignements se trouvent dans la négociation de votre organisation, nous transmettrons habituellement votre demande à cette organisation, parce qu’il s’agit de son dossier.

Écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Raman Kapil, à raman.kapil@markr.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, en Colombie-Britannique, au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique (Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia).

9. Sécurité

Chiffrement en transit et au repos; contrôle d’accès dans la base de données elle-même plutôt que dans l’application; piste de vérification en ajout seulement, dont toute modification serait détectée; et aucun stockage de vos documents. Le détail, y compris ce que nous n’avons pas encore fait certifier, se trouve sur la page termsroom.com/trust.

Vous n’avez pas à croire la piste de vérification sur parole. Votre organisation peut exporter sa propre piste et la vérifier sur son propre ordinateur avec un programme qui ne communique jamais avec nous, offert à l’adresse termsroom.com/verify.mjs. Si une entrée a été modifiée ou supprimée, la vérification échoue et indique laquelle.

Nous aviserons votre organisation avec diligence, et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, de tout incident de confidentialité touchant votre contenu. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons aussi la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, et nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Nous ferons rapport aux autres organismes de réglementation lorsque la loi l’exige. Nous aviserons votre organisation en téléphonant et en envoyant un texto au numéro de cellulaire que la personne administratrice de votre organisation a vérifié au moment de créer le compte, et par courriel à cette personne lorsque nous avons son adresse. Termsroom envoie déjà des courriels : les invitations et les rappels partent par texto, par courriel ou les deux.

10. Témoins

Nous utilisons un témoin de session pour garder votre session ouverte. Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires ni de témoins de suivi de tiers, et nous n’utilisons pas d’outils d’analyse qui identifient des personnes.

Sur les pages publiques de termsroom.com (celles que vous pouvez lire sans vous connecter), nous comptons les pages vues avec Vercel Web Analytics. Cet outil ne dépose aucun témoin. Il enregistre l’adresse de la page, le site qui vous y a mené, votre pays, ainsi que votre navigateur et votre type d’appareil. Pour distinguer une visite d’une autre, il utilise une valeur tirée de la requête que Vercel supprime en moins de 24 heures : il ne peut donc pas vous identifier ni vous suivre d’un site à l’autre. Il ne fonctionne jamais dans le produit, sur un lien d’invitation ou sur une page de paiement, et il ne voit jamais rien d’une négociation.

11. Enfants

Termsroom est un produit destiné aux entreprises et ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans.

12. Modifications

Nous publierons les modifications ici avec une nouvelle date, et nous en informerons directement votre organisation si une modification est importante.

13. Coordonnées

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Raman Kapil, responsable de la protection des renseignements personnels, MarkR Management Inc., 1627, Fort Street, bureau 315, Victoria (Colombie-Britannique), Canada.
Courriel : raman.kapil@markr.ca