Deux parties, un document, et aucun dossier commun

Le renouvellement d’une convention collective, un contrat de services, une coentreprise. Deux organisations, deux équipes juridiques, un document qui change vingt fois en quatre mois. Les outils : le courriel, un lecteur partagé et un chiffrier que quelqu’un tient dans son coin.

Chacun de ces outils fait bien une tâche, et aucun ne fait celle-ci. Le courriel est un moyen de transmission, pas un dossier : il prouve qu’un message a été envoyé, et non qu’une version précise était celle que l’autre partie avait sous les yeux un jour donné. Un lecteur partagé contient des fichiers, mais n’a aucune notion de deux parties ayant des droits différents. Un système de gestion du cycle de vie des contrats suppose une seule organisation dotée d’une chaîne d’approbation, et traite l’autre partie comme une adresse externe plutôt que comme une partie disposant de sa propre salle privée et de son propre stockage.

La confusion entre les versions. Quelqu’un travaille à partir de la mauvaise ébauche. On s’en rend compte deux rondes plus tard, et la correction coûte plus cher que le désaccord initial.

Le temps passé à repérer les changements. Une version déposée arrive, et la première heure sert à établir ce qui a réellement changé, avant que quiconque puisse se demander si cela a de l’importance.

La communication contestée. Une partie croit avoir transmis quelque chose. L’autre affirme ne l’avoir jamais reçu. Ni l’une ni l’autre ne peut le prouver, parce que la preuve se trouve dans la boîte de courriel de quelqu’un.

Des dossiers qui partent avec les gens. La personne qui négociait s’en va. Le dossier se trouvait dans sa boîte de courriel et son lecteur personnel. Deux ans plus tard, à l’arbitrage, personne ne peut produire ce qui a été convenu ni à quel moment.

La solution évidente, c’est un espace de travail partagé par les deux parties. Elle bute sur l’essentiel : aucune partie ne mettra sa position privée, sa position de repli et les avis de ses conseillers juridiques dans un système auquel l’autre partie a le moindre accès. Une salle où les deux parties peuvent regarder n’est pas une salle privée, et sans salle privée, il n’y a pas de vraie négociation.

Le deuxième obstacle, c’est la garde des documents. Demander à une université, à un établissement de santé ou à un syndicat de confier ses documents de négociation à un tiers, c’est lancer une démarche d’approvisionnement plus longue que la négociation elle-même. Les organismes publics, surtout, ont des calendriers de conservation, des obligations d’accès à l’information et des règles sur la résidence des données; un fournisseur qui stocke leurs documents leur complique la tâche au lieu de la leur faciliter.

Trois salles plutôt qu’une. Chaque partie a sa salle privée, qu’elle contrôle, et les deux se rencontrent à la table de négociation. Aucune partie ne peut voir la salle privée de l’autre, ni qui s’y trouve, ni même si une personne donnée en fait partie. Cette règle est appliquée dans la base de données, pas seulement à l’écran, et un client peut lancer une requête qui le prouve.

Les documents restent dans un stockage que chaque partie possède déjà. Termsroom vérifie que cet espace appartient bien à l’organisation, et non au lecteur personnel de quelqu’un. Il refuse les comptes personnels, consigne chaque refus et ne garde que des liens et des empreintes, jamais les fichiers. Votre politique de conservation continue de s’appliquer, puisque les documents ne sont jamais sortis de chez vous.

On ne peut qu’ajouter des entrées au dossier, et elles sont reliées par une chaîne de hachage. Si une entrée est modifiée ou supprimée, l’une ou l’autre partie peut le détecter hors ligne, sans rien nous demander.

Un vérificateur, un arbitre ou une personne responsable de l’accès à l’information pose toujours les trois mêmes questions : Qu’est-ce qui a été échangé? Qui pouvait le voir? Pouvez-vous démontrer que le dossier n’a pas été modifié?

Termsroom répond à la première au moyen d’un registre des versions comportant une empreinte par version et d’un registre de diffusion nommant chaque destinataire. Il répond à la deuxième au moyen de l’historique de la composition des salles, y compris le moment où une personne a été ajoutée et celui où son accès a pris fin. Il répond à la troisième au moyen d’une chaîne de hachage que n’importe qui peut vérifier.

Ces réponses sont produites par le système plutôt que rassemblées après coup par la personne interrogée, et c’est ce qui distingue une vérification qui prend un après-midi d’une vérification qui prend deux semaines.

Termsroom ne négocie pas à votre place, ne vous dit pas quoi concéder et ne remplace pas votre conseiller juridique. Il n’a pas encore de rapport SOC 2; le mandat d’audit SOC 2 Type I doit commencer le jeudi 11 février 2027, et l’état d’avancement est présenté sur la page Confiance et sécurité plutôt que sous-entendu.

Il y a toutefois un type de texte que Termsroom conserve : les messages que vous écrivez dans ses discussions. Nous le disons clairement, et ces textes sont supprimés sur demande. Les documents, eux, ne sont jamais conservés.