Qui est derrière Termsroom, et pourquoi il est conçu ainsi

Fondateur, MarkR Management Inc.

Avant de concevoir Termsroom, j’ai demandé à des gens d’expérience en négociation ce dont ils avaient vraiment besoin. Leur réponse : quelque chose que personne n’offrait encore. Ils n’avaient pas besoin d’un logiciel pour négocier; ça, ils savent le faire, c’est leur métier. Ils voulaient un logiciel qui facilite la négociation : un processus vérifiable, plus facile à suivre, et le même pour les deux parties.

Le même constat revenait sans cesse : à la table, les gens négocient bien, mais les systèmes autour d’eux documentent mal ce qui se passe. On prépare ses positions avec soin, puis tout se retrouve éparpillé dans des boîtes de courriel. Le problème apparaît plus tard, quand quelqu’un doit prouver ce qui a été échangé, ou quand la personne responsable du dossier est partie et que l’organisation découvre qu’elle n’a jamais vraiment eu son propre historique en main.

Tous les produits offerts à l’époque servaient soit l’employeur, soit le syndicat. Un outil qui appartient à une seule partie ne consigne que sa version des faits, et l’autre partie doit la croire sur parole. Termsroom a plutôt été conçu pour la table elle-même. C’est plus difficile à construire, mais c’est la seule façon de répondre à l’objection que les deux parties soulèvent vraiment.

La conception repose sur deux recherches, pas sur une opinion. D’abord, une étude de la façon dont les négociations se déroulent et sont documentées en pratique, à partir de ce que les parties publient elles-mêmes. Ensuite, un tour d’horizon des outils existants sous l’angle de la gouvernance et de la vérifiabilité, fondé sur la documentation des fournisseurs, les guides de déploiement, les tarifs publiés et les publications des organismes de réglementation. Ce tour d’horizon est conservé comme dossier daté, avec ses sources, et indique clairement les points sur lesquels rien n’a pu être trouvé.

Termsroom répond à ce constat, et seulement à celui-là. Ce n’est pas une plateforme de gestion des contrats, ni un entrepôt de documents, ni un circuit d’approbation : ces outils existent déjà, et aucun n’est pensé pour deux parties aux intérêts opposés et aux obligations distinctes.

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Chaque partie conserve ses propres documents. La version la plus simple de ce produit aurait tout stocké, et elle aurait été beaucoup plus facile à construire. Mais aucun organisme public soumis à un calendrier de conservation ne l’aurait achetée, et elle aurait demandé à deux parties opposées de confier leurs positions privées au même fournisseur. Termsroom garde donc le dossier, les parties gardent leurs documents, et toutes nos autres décisions de conception en découlent.

Les règles sont appliquées dans la base de données, pas à l’écran. Une règle qui consiste à cacher un bouton tient seulement jusqu’à ce que quelqu’un trouve une autre porte d’entrée. La séparation entre les deux parties est assurée par la sécurité au niveau des lignes, et un client peut lancer une requête qui fait ressortir toute entorse à cette règle. Rien de tout cela ne vise à nous faciliter la vie.

Dire ce qui n’est pas encore fait. Chaque page qui décrit un contrôle dit aussi où ce contrôle s’arrête. Ce n’est pas de la modestie : un acheteur qui découvre une lacune qu’on lui a cachée cesse de croire tout le reste.

Termsroom est un logiciel en ligne. Il n’y a rien à installer ni à mettre à jour, ce qui veut aussi dire que les deux parties à une négociation utilisent toujours la même version.

Il fonctionne dans un navigateur, sur cellulaire, tablette ou ordinateur. Pas une version allégée pour le petit écran : les mêmes salles, le même dossier, les mêmes contrôles, adaptés à l’appareil que vous avez en main. Quand on vérifie en pleine nuit ce que l’autre partie vient de déposer, c’est souvent sur son cellulaire.

L’application est hébergée chez Vercel et le dossier est conservé dans une base de données Postgres gérée, où la sécurité au niveau des lignes détermine qui a accès à quoi. La liste complète de nos sous-traitants est publiée sur la page des sous-traitants : vous n’avez pas à la découvrir au détour d’un questionnaire.

MarkR Management Inc., Colombie-Britannique. Pour une démonstration, un questionnaire de sécurité ou une question sur l’approvisionnement, écrivez-nous à sales@termsroom.com.