Le présent document est rédigé en français, et une version anglaise est aussi offerte. Les deux versions ont la même valeur. La version française s’applique, sauf si vous avez expressément choisi d’être lié par la version anglaise après avoir pris connaissance de la version française. Les lois de la Colombie-Britannique s’appliquent, sous réserve des règles d’ordre public applicables au Québec. Consulter la version anglaise

En vigueur le 9 octobre 2026

Conditions d’utilisation

Les présentes conditions régissent l’utilisation de Termsroom par une organisation qui y est abonnée. Elles sont rédigées pour des clients d’affaires; nous ne vendons pas aux consommateurs.

1. Parties aux présentes conditions

Termsroom est exploité par MarkR Management Inc., faisant affaire sous le nom de Termsroom, une société constituée en Colombie-Britannique, au Canada (« nous »). Les présentes conditions s’appliquent entre nous et l’organisation qui s’abonne (« vous », « le Client »).

Les abonnements sont vendus par l’intermédiaire de Paddle, qui agit à titre de marchand officiel, y compris les achats effectués par un partenaire autorisé au nom de ses clients. Paddle contracte avec vous pour le paiement et s’occupe de la facturation et des taxes de vente. Les présentes conditions régissent votre utilisation du logiciel.

2. Ce qu’est Termsroom

Termsroom est un logiciel qui sert à gérer une négociation entre deux organisations. Il crée trois espaces de travail par négociation : une salle privée pour chaque partie et une table de négociation partagée par les deux parties. Il consigne les versions que chaque partie dépose, les compare clause par clause, résume ce qui a changé, tient un ordre du jour et un registre des séances, tient un registre des risques, fournit à chaque partie des outils de travail privés pour son propre mandat et sa propre évaluation des coûts, et tient une piste de vérification que chaque partie peut exporter et vérifier elle-même.

2.1 Termsroom n’est pas un cabinet d’avocats

Nous ne fournissons pas d’avis juridiques. Les résumés, classifications et cotes de risque de Termsroom sont des aides à l’examen et ne le remplacent pas. Le texte qui fait foi pour toute entente est toujours le document lui-même, et non la description que nous en faisons. Il vous incombe de lire, de comprendre et de conclure vos propres contrats, ainsi que d’obtenir vos propres avis juridiques.

2.2 Où se trouvent vos documents

Vos ententes sont conservées dans un espace de stockage qui vous appartient et que vous contrôlez, dans votre propre environnement infonuagique (par exemple votre Microsoft 365), avec vos propres identifiants. Nous conservons des pointeurs vers ces documents, leurs valeurs de hachage, la structure et la position de leurs clauses, nos constats sur ce qui a changé et la piste de vérification. Nous ne conservons ni vos documents ni le texte de leurs clauses.

2.3 Quand notre logiciel ouvre l’un de vos fichiers

Notre logiciel ouvre un fichier que vous lui avez indiqué dans quatre cas :

L’indexation d’une version. Le fichier est lu une seule fois à partir de votre stockage, sa valeur de hachage est calculée et la structure de ses clauses est consignée. Si la valeur de hachage ne correspond pas à celle que vous avez déclarée au moment du dépôt, rien n’est consigné, la version est marquée comme non concordante et les deux valeurs sont conservées.
La comparaison de toutes les versions. Selon la comparaison, notre logiciel lit le texte des versions en mémoire sur le serveur ou se sert de l’index des clauses déjà enregistré. Lorsque vous demandez de comparer toutes les versions d’un document, il lit le texte de chacune dans votre stockage afin de calculer les différences. La comparaison rapide avec la version précédente n’ouvre aucun fichier : elle se sert des numéros, des positions et des empreintes des clauses déjà enregistrés, pas de leur libellé. Dans les deux cas, seuls les constats sont conservés, jamais le texte.
La copie d’une version à l’autre partie. Lorsque vous déposez une version à la table de négociation, elle peut, sur votre instruction, être enregistrée dans le stockage de l’autre partie, relue à partir de celui-ci dans une requête distincte, puis hachée de nouveau afin de démontrer que les deux copies sont identiques.
La lecture d’une liste du personnel pour une évaluation des coûts. Lorsque vous associez une évaluation des coûts à un fichier de paie situé dans votre propre stockage, celui-ci est lu une seule fois, sa valeur de hachage est calculée et ses lignes sont comptées. Nous consignons seulement le pointeur, la valeur de hachage et le nombre de lignes. Consultez la section 3 de notre avis de confidentialité, parce que ce fichier contient des renseignements personnels sur les membres de votre personnel ou de votre syndicat.

Dans chaque cas, le fichier n’est présent dans la mémoire du serveur que pendant le traitement. Rien n’est écrit sur disque ni dans une base de données, et le processus n’en conserve aucune copie. Nous le décrivons en détail sur la page termsroom.com/trust.

2.4 Ce que nous enregistrons dans le stockage

À la conclusion de l’entente, et à votre demande en cours de négociation, Termsroom enregistre des fichiers dans le stockage que vous contrôlez : le dossier de conclusion de l’entente et une archive de preuves contenant l’empreinte de l’entente, votre propre piste de vérification, l’ordre du jour, l’historique des versions et l’outil nécessaire pour vérifier la piste. Chaque fichier est enregistré, puis relu et comparé avant d’être présenté comme vérifié. Une fois dans votre stockage, ces fichiers vous appartiennent et sont soumis à vos propres règles de conservation.

3. Votre compte et vos utilisateurs

Les comptes sont attribués à des personnes nommément désignées. Les identifiants partagés ne sont pas permis, parce que la piste de vérification attribue chaque action à une personne.
Il vous incombe de choisir qui vous invitez dans vos salles et de retirer ces personnes lorsqu’elles n’ont plus besoin d’y accéder.
Vous devez nous aviser sans tarder si vous croyez qu’un compte a été compromis.

4. L’autre partie à une négociation

Une négociation compte deux parties. L’organisation avec laquelle vous négociez peut utiliser Termsroom gratuitement pour cette négociation. Elle accepte ses propres conditions d’accès lorsqu’elle se joint à la négociation.

Chaque partie contrôle la composition de sa propre salle privée. Nous ne divulguons pas à l’une des parties la composition ou le contenu de la salle privée de l’autre.
Nous sommes neutres entre les parties. Nous n’agissons pour aucune d’elles et n’accepterons pas d’instructions d’une partie au sujet des contenus de l’autre.
Ce que vous déposez à la table de négociation est visible par l’autre partie. C’est à cela qu’elle sert. Réfléchissez-y avant d’y déposer quoi que ce soit.
Une version que vous déposez à la table de négociation peut, sur votre instruction, être copiée dans le stockage de l’autre partie afin qu’elle détienne sa propre copie de ce qui lui a été remis. Rien de ce qui se trouve dans une salle privée n’est jamais copié ailleurs.

Les conditions d’accès qu’accepte une partie qui se joint à une négociation sont les sections 1, 2, 3, 4, 6, 7 et 10 du présent document : les parties à l’entente, ce qu’est Termsroom, les comptes nominatifs, la présente section, l’utilisation acceptable, la confidentialité et notre position en matière de sécurité. Les sections qui décrivent un abonnement payant ne s’appliquent pas à elle, puisqu’elle ne paie rien.

5. Frais

Les abonnements sont annuels et payables d’avance, sauf entente contraire par écrit.
Les abonnements sont vendus par l’intermédiaire de Paddle à titre de marchand officiel. Paddle perçoit le paiement, émet la facture, et calcule, perçoit et remet les taxes de vente sur l’abonnement, y compris la TPS/TVH et la TVQ.
Cela comprend un abonnement qu’un partenaire autorisé achète en votre nom : l’achat est fait par l’intermédiaire de Paddle, et la remise de partenaire, s’il y a lieu, s’y applique.
Les abonnements sont renouvelés automatiquement pour une année supplémentaire, à moins que l’un de nous ne donne un avis écrit au moins 30 jours avant la date de renouvellement.
Nous pouvons augmenter les frais au renouvellement, moyennant un préavis d’au moins 60 jours, d’au plus 5 % par année.
Les remboursements sont régis par notre politique de remboursement.

6. Ce que vous ne pouvez pas faire

Notre politique d’utilisation acceptable fait partie des présentes conditions. En résumé : n’enfreignez pas la loi, ne tentez pas d’accéder à la salle privée d’une autre partie, ne tentez pas de modifier la piste de vérification ni le code d’identification d’un dossier que nous vous avons remis, ne connectez pas un stockage qui n’appartient pas à votre organisation, ne revendez pas le service, sauf si vous êtes un partenaire autorisé en vertu d’une entente de partenariat écrite distincte conclue avec nous, et ne l’utilisez pas pour stocker des contenus que vous n’avez pas le droit de détenir.

7. Confidentialité

Chacun de nous préservera la confidentialité des renseignements confidentiels de l’autre et ne les utilisera que pour exécuter les présentes conditions. Les nôtres comprennent le logiciel et tout ce que nous vous communiquons sur son fonctionnement; les vôtres comprennent tout ce que vous versez dans Termsroom.

Nous n’accéderons pas à votre contenu, sauf dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser ou soutenir le service, ou lorsque la loi nous y oblige. Lorsqu’un tiers exige l’accès à votre contenu au moyen d’une procédure judiciaire, nous vous en aviserons avant de produire quoi que ce soit, à moins qu’il nous soit interdit de le faire, et nous vous donnerons la possibilité de vous y opposer.

8. Propriété

Votre contenu vous appartient. Vos documents, vos annotations, votre registre des risques. Nous n’en revendiquons aucunement la propriété.
Le logiciel nous appartient. Les présentes conditions vous accordent un droit de l’utiliser, et non un droit de propriété sur celui-ci.
Constats. Notre analyse de ce qui a changé entre deux versions est générée par notre logiciel. Nous vous accordons un droit perpétuel de l’utiliser à vos propres fins.
Nous n’utiliserons pas votre contenu pour entraîner des modèles, et nous n’inclurons pas vos données dans une analyse comparative ou un produit agrégé sans votre accord écrit.
Si vous nous faites part de vos commentaires, nous pouvons les utiliser librement, sans obligation envers vous.

9. Disponibilité et soutien

Nous visons une disponibilité mensuelle de 99,5 %, à l’exclusion de l’entretien planifié annoncé à l’avance. Le soutien est offert par courriel à support@termsroom.com, avec une première réponse dans un délai d’un jour ouvrable.

Les questions relatives à la facturation, aux factures et aux paiements sont adressées à Paddle à titre de marchand officiel, et nous vous aiderons à le joindre. Tout ce qui concerne le produit lui-même nous est adressé.

10. Sécurité et notre position en matière de conformité

Nous publions nos contrôles, nos sous-traitants et l’état de nos audits sur la page termsroom.com/trust, et nous tenons cette page à jour.

Nous ne détenons pas actuellement de rapport SOC 2. Notre mandat d’audit SOC 2 de type I doit commencer le jeudi 11 février 2027, et nous vous transmettrons le rapport lorsqu’il sera délivré. Notre rapport de type II est attendu en juin 2027. Un examen de sécurité interne assisté par IA, portant sur le code source et une copie de la base de données construite localement, a été réalisé le 30 septembre 2026, et les correctifs de base de données qui en découlent sont en place. Nous l’avons mené nous-mêmes au moyen de Claude, d’Anthropic : il n’est donc pas indépendant, il n’a pas visé le service en production et il ne fait pas partie d’un rapport SOC 2. Nous sommes disposés à nous engager à respecter ce calendrier dans un contrat, avec un recours si nous ne le respectons pas.

Nous vous aviserons avec diligence, et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, de tout incident de confidentialité ou de sécurité touchant votre contenu.

11. Responsabilité

Rien dans les présentes conditions ne limite la responsabilité pour un préjudice corporel ou moral, pour une faute intentionnelle ou une faute lourde, en cas de fraude, ni à l’égard de toute autre chose qui ne peut être légalement limitée.

Sous cette réserve, aucune partie n’est responsable envers l’autre des dommages indirects, ni des pertes de profits, de revenus, d’achalandage ou d’économies prévues, et la responsabilité totale de chaque partie au cours d’une période de douze mois est limitée aux frais payés ou payables par vous au cours de cette période.

Un manquement aux obligations de confidentialité prévues à la section 7, ainsi qu’un manquement aux obligations en matière de protection de la vie privée prévues aux présentes conditions et à notre avis de confidentialité, échappent au plafond général prévu au paragraphe ci-dessus. La responsabilité pour ces manquements est plutôt limitée, pour chaque partie, au plus élevé des montants suivants : les frais payés au cours des douze mois précédant immédiatement le premier événement donnant lieu à la réclamation, et 250 000 $ CA.

12. Fin de l’entente

Chaque partie peut mettre fin à l’entente à la fin d’une période d’abonnement, moyennant un préavis de 30 jours.
Chacun de nous peut y mettre fin immédiatement si l’autre commet un manquement important et n’y remédie pas dans les 30 jours suivant l’avis qui lui en est donné.
À la résiliation, votre accès prend fin. Vos documents ne sont pas touchés : ils se trouvent dans votre propre stockage et s’y sont toujours trouvés.
Pendant 90 jours après la résiliation, nous vous fournirons, sur demande, une exportation du dossier que nous détenons : la piste de vérification, l’index des clauses, les constats, le registre des risques, l’ordre du jour et le registre des séances. Vous pouvez exporter votre propre piste de vérification en tout temps tant que votre compte est actif, sans avoir à nous le demander.
Tout dossier de conclusion de l’entente ou toute archive de preuves déjà enregistré dans votre stockage n’est pas touché, parce qu’il se trouve dans votre stockage et non dans le nôtre.

13. Modifications des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions moyennant un préavis de 30 jours. Si une modification vous désavantage de façon importante, vous pouvez résilier avant son entrée en vigueur et nous vous rembourserons la partie inutilisée de votre période d’abonnement.

14. Loi applicable et différends

Les présentes conditions sont régies par les lois de la Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, et les tribunaux de la Colombie-Britannique ont compétence exclusive.

14.1 Contrat d’adhésion

Les présentes conditions, la politique d’utilisation acceptable, la politique de remboursement et d’annulation et l’avis de non-responsabilité vous sont présentés en français avant leur acceptation, et une version anglaise est aussi offerte. Chaque document auquel elles renvoient est expressément porté à votre connaissance au moment de l’acceptation.

15. Coordonnées

MarkR Management Inc., 1627, Fort Street, bureau 315, Victoria (Colombie-Britannique), Canada.
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