Pour l’équipe qui mène la négociation

Universités, établissements de santé, centres de services scolaires, municipalités et sociétés d’État. Plusieurs syndicats, plusieurs conventions, un mandat fixé ailleurs, et une équipe de relations de travail plus petite qu’on ne le croit de l’extérieur.

Le dossier est conservé au Canada · Vos documents restent dans vos propres systèmes

L’avantage pour vous

La négociation ne vit plus dans les boîtes de courriel. La prochaine ronde ne commence donc pas par la reconstitution de la précédente.

Vos documents restent dans vos propres systèmes, selon vos propres règles de conservation. Votre gestion documentaire et vos obligations d’accès à l’information restent intactes : aucune deuxième copie ailleurs dont vous auriez à rendre compte.

Ce qui a été déposé, qui l’a reçu, ce qui a été convenu et ce qui a été reporté forme un dossier que vous pouvez produire, au lieu d’un casse-tête à reconstituer dix-huit mois plus tard à partir des boîtes de courriel de quatre personnes.

Ce qui est difficile aujourd’hui

Ce n’est pas parce que quelqu’un s’y prend mal. C’est parce que les outils n’ont pas été conçus pour deux parties qui ne peuvent pas partager un espace de travail.

Deux jeux de fichiers: Votre préparation ne peut pas aller là où le syndicat pourrait la voir. Elle se retrouve donc dans un dossier privé, un chiffrier et une conversation de groupe. Personne, pas même vous, n’a une vue complète de la position.
La première heure: Chaque rencontre de négociation commence par un tour de ce qui a changé depuis la dernière, parce que les versions sont arrivées en pièces jointes et que quelqu’un travaille à partir d’une vieille copie.
Roulement: La personne qui sait pourquoi une clause est formulée ainsi change de poste entre deux rondes, et le raisonnement part avec elle. Ce qui survit, c’est la convention, pas le récit de la façon dont on y est arrivé.
Après coup: Un grief, un arbitrage ou une demande d’accès arrive, et pour y répondre, il faut fouiller des boîtes de courriel au lieu de lancer une simple recherche.

Ce qui change

Une salle privée: Votre comité de négociation, vos conseillers juridiques et vos responsables des finances travaillent dans une salle privée. Le syndicat ne peut ni la voir ni savoir ce qu’elle contient, et nous non plus. Vous pouvez préparer la négociation sans craindre que ça se retrouve ailleurs.
Une seule table: Ce que vous déposez arrive à la table de négociation, daté et identifié à votre partie, avec un ordre du jour adopté par les deux parties. Les points réglés ne sont plus rouverts, puisque les deux parties voient le même statut.
Votre stockage: Les documents restent dans des systèmes qui appartiennent à votre organisation. Nous détenons le dossier de ce qui s’est passé, pas les documents qui en ont fait l’objet.
Des coûts qui tiennent la route: Le coût d’une offre est évalué selon le profil réel de votre personnel, pas selon une moyenne. Le chiffre que vous présentez à l’instance qui vous a confié le mandat résiste donc aux questions.
D’une ronde à l’autre: Le dossier appartient à l’organisation, pas aux personnes qui étaient autour de la table. Une nouvelle direction hérite de l’histoire réelle de la dernière ronde, pas de la légende.

Les questions que votre service juridique vous posera

Documents et conservation: Comme les documents restent dans vos propres systèmes, votre calendrier de conservation continue de s’y appliquer, sans que rien soit copié dans la plateforme d’un fournisseur pour y être régi séparément.
Accès à l’information: Nous disons précisément ce qui est détenu et par qui, sans formules vagues. Si une demande arrive, vous y répondez à partir de vos propres systèmes et d’un dossier que vous pouvez exporter, pas à partir des nôtres.
Le dossier lui-même: Votre organisation peut exporter son propre dossier et vérifier que rien n’y a été modifié, au moyen d’un programme qui ne communique jamais avec nous. Cette vérification s’exécute sur votre propre ordinateur et ne dépend ni de notre collaboration ni de notre existence future.
Emplacement des données: Le dossier est conservé au Canada. Les documents se trouvent là où sont vos propres systèmes, ce qui relève de votre décision et non de la nôtre.
Certification: Nous ne détenons pas encore de rapport SOC 2. Nos dates cibles sont publiées et nous les traitons comme des engagements : nous savons que votre évaluateur les prendra en note.

Quand le dossier se rend en arbitrage

Déjà en ordre: Ce qui a été échangé, quand, par qui, et ce que chaque partie en a dit est daté et attribué au fur et à mesure, plutôt qu’assemblé après coup sous la pression du temps.
Un tiers à la table: On peut donner une place à la table de négociation à une personne médiatrice ou conciliatrice : elle voit ce qui a été échangé, mais rien de la salle privée de l’une ou l’autre partie. Le nom de la personne qui l’a admise est inscrit au dossier.
Rien à croire sur parole: L’autre partie peut vérifier le dossier de façon indépendante, ce qui veut dire qu’il vaut davantage pour vous qu’un dossier dont vous seul pouvez vous porter garant.

Ce que le produit ne fait pas

Nous préférons vous le dire maintenant plutôt que de vous laisser le découvrir plus tard. Si un point important pour vous ne figure pas dans la liste, posez-nous la question : nous vous répondrons tout aussi franchement.

Termsroom ne négocie pas à votre place, ne recommande pas de position et ne remplace pas vos conseillers juridiques. C’est un espace de travail et un dossier.
Termsroom ne vous dit pas si une convention est valide, exécutoire ou dûment ratifiée. Cela relève de votre autorité et de votre droit, pas de notre logiciel.
Termsroom n’est relié à aucun service de signature électronique pour le moment : la signature se fait de votre côté, comme aujourd’hui.
Termsroom n’offre pas encore l’authentification unique. Il faut compter de quatre à six semaines une fois que votre équipe de gestion des identités nous a fourni ce qu’il faut. Nous préférons le dire clairement plutôt que de laisser croire que la fonction existe.
Si une page d’un document de négociation est divulguée, Termsroom ne peut pas retrouver la personne qui l’avait en main. Les documents que nous générons nous-mêmes portent un code propre à chaque destinataire, mais pas ceux de votre stockage.

Pour la suite

La page Confiance · vérifications en direct, sous-traitants et ce qui n’est pas certifié
Cas d’utilisation · cinq situations, quatre lignes chacune
Intégrité des documents · ce qu’une empreinte prouve et ce qu’elle ne prouve pas

Les deux parties à une négociation reçoivent le même produit. Si vous voulez savoir ce qu’on dit aux personnes de l’autre côté de la table, c’est sur les pages « Employeurs du secteur public », « Gouvernement et responsables des mandats » et « Syndicats ». Nous vous invitons à lire les trois.

Une question? Parlons-en.

Achat, examen de sécurité, bon de commande ou simple question sur votre situation : écrivez-nous et une personne de l’équipe vous répondra.

Nous joindresales@termsroom.com