Quand un dossier commun change la façon de travailler

Renouvellement de la convention collective, avec ratification à la fin.

90 clauses · 4 mois · 6 personnes par partie

Aujourd’hui

Le mandat dans un chiffrier privé, les priorités dans une conversation de groupe, les versions par courriel. La première heure de chaque rencontre sert à trouver ce qui a changé.

Ce qui change

Une salle privée pour chaque partie. Une table de négociation qui regroupe les versions déposées, les demandes en suspens et un ordre du jour adopté par les deux parties.

Stockage

SharePoint de l’université et stockage de l’association. Aucune des parties ne nous confie de documents.

Après

Chaque version avec son empreinte, qui a reçu quelle version et quand la personne en a accusé réception, ce qui a été convenu et ce qui a été reporté, et les présences à chaque rencontre.

Renouvellement d’un contrat de cinq ans, qui se termine par une décision du conseil.

60 M$ sur la durée du contrat · la politique d’approvisionnement s’applique

Aujourd’hui

La ville ne peut mettre sa position de repli nulle part où l’entrepreneur pourrait la voir, et l’entrepreneur ne mettra son modèle de coûts nulle part où la ville pourrait le voir. Chacun tient donc deux jeux de fichiers.

Ce qui change

Les positions restent dans la salle privée. Seul ce qui a été déposé arrive à la table de négociation. Une demande de ventilation des coûts est suivie, et elle doit recevoir une réponse ou être refusée, motif à l’appui.

Stockage

Chaque partie utilise son propre stockage, selon son propre calendrier de conservation.

Après

Si l’attribution du contrat est contestée, une simple recherche montre ce qui a été communiqué et à qui, sans tout reconstituer à partir des boîtes de courriel.

Un différend en cours de convention avec une personne médiatrice, et un arbitrage en perspective.

2 rencontres par mois · médiation à partir de la troisième

Aujourd’hui

La personne médiatrice doit voir ce qui a été échangé sans voir la position privée de l’une ou l’autre partie, et il n’existe aucune façon simple de lui donner cet accès.

Ce qui change

Une partie ajoute la personne médiatrice à la table de négociation à titre de personne observatrice : elle est présente et peut lire, mais elle ne peut modifier ni un statut ni la composition de la table. Elle ne voit aucune des salles privées, et le journal des activités indique qui l’a admise.

Stockage

Les documents restent dans l’environnement Microsoft de l’établissement et dans celui du syndicat, comme l’exigent leurs règles de conservation.

Après

L’échange est déjà sous une forme qu’un arbitre peut lire : daté, avec l’auteur de chaque document, vérifié par empreinte, avec un compte rendu de chaque rencontre.

Trois rondes de comparaisons annotées avant une date de signature annoncée aux deux conseils d’administration.

Équipes juridiques dans deux villes

Aujourd’hui

Les comparaisons annotées arrivent en pièces jointes. Quelqu’un travaille à partir d’une copie périmée, et l’équipe commerciale ne peut pas voir quelles clauses sont réglées sans relire tout le document.

Ce qui change

Un ordre du jour suit chaque clause encore ouverte, avec un statut visible des deux parties : les clauses réglées ne sont plus rouvertes.

Stockage

Chaque entreprise garde ses propres copies. Quand vous apportez une version dans votre salle privée, sa diffusion est consignée et rattachée à la version d’origine, au lieu de laisser circuler une copie sans suivi.

Après

Le cheminement de la première ébauche à l’entente signée, avec chaque version, chaque destinataire et chaque changement de position daté.

Des négociations suivies par un comité du centre de services et par l’exécutif syndical.

Des personnes observatrices des deux côtés

Aujourd’hui

Pour tenir les gens informés, on transfère des courriels : des documents confidentiels sortent de la salle, et personne ne sait où les copies se retrouvent.

Ce qui change

Les personnes observatrices peuvent lire, et leur présence est consignée, mais elles ne peuvent ni publier, ni modifier un point, ni changer la composition de l’équipe. Chaque partie gère les siennes, et aucune ne voit celles de l’autre.

Stockage

Le stockage du centre de services et celui du syndicat, respectivement; nous ne détenons rien.

Après

Le dossier indique qui a reçu quelle version et quand, de sorte qu’une page trouvée ailleurs peut être rattachée aux personnes qui détenaient cette version.