Options de stockage

Deux façons de conserver vos documents, et ce que chacune implique

Termsroom conserve le dossier de la négociation, pas les ententes. C’est vous qui choisissez où se trouvent les ententes, et les deux options n’offrent pas les mêmes garanties de garde. Cette page les compare côte à côte.

En bref

Avec SharePoint, Termsroom ne détient aucun identifiant donnant accès à votre locataire Microsoft. L’accès passe par un jeton que votre locataire émet au moment où il en a besoin; votre administrateur le limite à un seul site et peut le révoquer sans passer par nous.

Avec votre propre compartiment S3, Termsroom détient bel et bien un identifiant. Vous créez une clé d’accès dans votre console et vous nous la remettez; nous en chiffrons la partie secrète dès son arrivée et nous l’utilisons pour lire et écrire dans votre compartiment. C’est une vraie différence, et c’est pour ça que cette page existe, au lieu d’un paragraphe qui affirmerait que nous ne détenons jamais rien.

Certaines organisations ne considèrent pas les services de synchronisation grand public comme un stockage d’entreprise et n’y mettront pas leurs archives de contrats, peu importe le type de compte. L’option avec clés d’API existe pour elles : un compartiment avec gestion des versions, un verrouillage des objets si elles le veulent, leur propre calendrier de conservation et leurs propres clés de chiffrement, sans annuaire intermédiaire.

Côte à côte

Option	Ce que Termsroom conserve	Comment on prouve que le stockage appartient à l’organisation	Si vous retirez l’accès	Ce qu’un évaluateur de la sécurité devrait vérifier
SharePoint ou OneDrive Entrepriseoffertaucun identifiant conservé	L’identifiant du locataire, du site et de la bibliothèque, le nom du dossier et le rapport de vérification. Aucun identifiant de connexion, de quelque nature que ce soit.	Une vérification dans l’annuaire. Un compte Microsoft personnel ne peut pas fournir de profil d’organisation, et un OneDrive personnel déclare son type comme personnel : la réponse vient donc de Microsoft, pas d’une case cochée par la personne qui se connecte. Le type d’espace est consigné dans tous les cas, de sorte que la connexion indique s’il s’agit d’une bibliothèque de site ou d’un espace personnel dans votre locataire.	Votre administrateur ou administratrice supprime l’autorisation Sites.Selected accordée sur le site. L’accès cesse immédiatement, sans que vous ayez à communiquer avec nous. Il ne reste aucun identifiant de connexion de notre côté, puisqu’il n’y en a jamais eu.	L’écran de consentement. Termsroom demande User.Read et Sites.Read.All comme autorisations déléguées, et Sites.Selected comme autorisation d’application. Il ne demande jamais offline_access : Microsoft n’émet donc aucun jeton d’actualisation.
Compartiment compatible S3, avec vos clésoffertnous conservons un identifiant	Le point de terminaison, la région, le compartiment, le préfixe, l’identifiant de la clé d’accès, le rapport de vérification et une référence vers la clé secrète dans le coffre-fort. Seul le rôle de service peut lire la clé secrète elle-même.	Une attestation de votre administrateur ou administratrice, appuyée par deux vérifications que nous pouvons faire : le compartiment n’est pas accessible au public, et il conserve les versions. Un compartiment n’est rattaché à aucun annuaire; la preuve est donc plus faible qu’avec Microsoft, et la fiche de connexion le précise.	Vous supprimez ou changez la clé dans votre propre console, et l’accès cesse aussitôt. Déconnecter le stockage dans Termsroom met fin à la connexion; demandez-nous de supprimer l’entrée du coffre-fort et nous le ferons, mais c’est le changement de clé qui coupe réellement l’accès, et vous n’avez pas besoin de nous pour ça.	La politique IAM associée à la clé que vous créez. Termsroom a besoin des droits de lecture, d’écriture et de téléversement en plusieurs parties (get, put et multipart) sur un seul préfixe, et de la lecture de la configuration du compartiment. Il n’a aucune raison d’avoir des droits de liste, de suppression ou de politique sur l’ensemble du compartiment : ne les accordez pas.
Google Driveconstruit, pas encore activénous conservons un identifiant	Rien pour l’instant. Une fois activé : l’adresse du dossier et un jeton d’actualisation dans le coffre chiffré.	La réponse de Google elle-même : la connexion comporte un domaine hébergé seulement pour un compte Google Workspace, de sorte qu’un compte Gmail grand public est refusé. Un fichier d’essai est ensuite écrit, relu et comparé.	Sans objet pour l’instant.	Rien à vérifier pour l’instant. Si un écran de Termsroom laisse croire que Google Drive est connecté avant son activation, c’est une erreur et nous voulons le savoir.

SharePoint ou OneDrive Entreprise

offertaucun identifiant conservé

Ce que Termsroom conserve: L’identifiant du locataire, du site et de la bibliothèque, le nom du dossier et le rapport de vérification. Aucun identifiant de connexion, de quelque nature que ce soit.
Comment on prouve que le stockage appartient à l’organisation: Une vérification dans l’annuaire. Un compte Microsoft personnel ne peut pas fournir de profil d’organisation, et un OneDrive personnel déclare son type comme personnel : la réponse vient donc de Microsoft, pas d’une case cochée par la personne qui se connecte. Le type d’espace est consigné dans tous les cas, de sorte que la connexion indique s’il s’agit d’une bibliothèque de site ou d’un espace personnel dans votre locataire.
Si vous retirez l’accès: Votre administrateur ou administratrice supprime l’autorisation Sites.Selected accordée sur le site. L’accès cesse immédiatement, sans que vous ayez à communiquer avec nous. Il ne reste aucun identifiant de connexion de notre côté, puisqu’il n’y en a jamais eu.
Ce qu’un évaluateur de la sécurité devrait vérifier: L’écran de consentement. Termsroom demande User.Read et Sites.Read.All comme autorisations déléguées, et Sites.Selected comme autorisation d’application. Il ne demande jamais offline_access : Microsoft n’émet donc aucun jeton d’actualisation.

Une bibliothèque de site SharePoint et un espace OneDrive Entreprise sont tous deux acceptés, mais ce n’est pas la même chose. Une bibliothèque de site appartient à l’organisation. Un espace OneDrive Entreprise appartient à une seule personne : un dossier de négociation qui s’y trouve suit les règles de conservation et de partage de cette personne, et part avec elle quand elle quitte l’organisation. Termsroom accepte les deux, indique sur la connexion elle-même lequel vous avez connecté, et recommande une bibliothèque de site pour un dossier dont les deux parties pourraient avoir besoin dans plusieurs années. Un OneDrive personnel est refusé : Microsoft le signale comme un espace personnel et le produit ne l’accepte pas.

Compartiment compatible S3, avec vos clés

offertnous conservons un identifiant

Ce que Termsroom conserve: Le point de terminaison, la région, le compartiment, le préfixe, l’identifiant de la clé d’accès, le rapport de vérification et une référence vers la clé secrète dans le coffre-fort. Seul le rôle de service peut lire la clé secrète elle-même.
Comment on prouve que le stockage appartient à l’organisation: Une attestation de votre administrateur ou administratrice, appuyée par deux vérifications que nous pouvons faire : le compartiment n’est pas accessible au public, et il conserve les versions. Un compartiment n’est rattaché à aucun annuaire; la preuve est donc plus faible qu’avec Microsoft, et la fiche de connexion le précise.
Si vous retirez l’accès: Vous supprimez ou changez la clé dans votre propre console, et l’accès cesse aussitôt. Déconnecter le stockage dans Termsroom met fin à la connexion; demandez-nous de supprimer l’entrée du coffre-fort et nous le ferons, mais c’est le changement de clé qui coupe réellement l’accès, et vous n’avez pas besoin de nous pour ça.
Ce qu’un évaluateur de la sécurité devrait vérifier: La politique IAM associée à la clé que vous créez. Termsroom a besoin des droits de lecture, d’écriture et de téléversement en plusieurs parties (get, put et multipart) sur un seul préfixe, et de la lecture de la configuration du compartiment. Il n’a aucune raison d’avoir des droits de liste, de suppression ou de politique sur l’ensemble du compartiment : ne les accordez pas.

Google Drive

construit, pas encore activénous conservons un identifiant

Ce que Termsroom conserve: Rien pour l’instant. Une fois activé : l’adresse du dossier et un jeton d’actualisation dans le coffre chiffré.
Comment on prouve que le stockage appartient à l’organisation: La réponse de Google elle-même : la connexion comporte un domaine hébergé seulement pour un compte Google Workspace, de sorte qu’un compte Gmail grand public est refusé. Un fichier d’essai est ensuite écrit, relu et comparé.
Si vous retirez l’accès: Sans objet pour l’instant.
Ce qu’un évaluateur de la sécurité devrait vérifier: Rien à vérifier pour l’instant. Si un écran de Termsroom laisse croire que Google Drive est connecté avant son activation, c’est une erreur et nous voulons le savoir.

SharePoint ou OneDrive Entreprise

Google Drive

construit, pas encore activé

Google Drive est construit et sera activé dès que Google aura approuvé l’application Termsroom. D’ici là, rien ne s’y connecte, rien n’est conservé pour lui, et aucun écran de Termsroom ne le propose.

Il demande l’autorisation Drive la plus restreinte : Termsroom voit seulement le dossier qu’il crée et les fichiers qu’il y place. Pour un forfait annuel, il refuse un compte Gmail grand public, comme l’option Microsoft refuse un compte Microsoft personnel, en le demandant à Google plutôt qu’à la personne qui se connecte. Une organisation qui achète des ententes peut en utiliser un pour ses ententes seulement.

Ce qui est pareil dans les deux cas

Dans les deux cas, Termsroom ne stocke aucune partie de vos documents ni le texte de vos clauses. Selon la comparaison, il lit le texte des versions en mémoire sur le serveur ou se sert de l’index des clauses déjà enregistré. Dans les deux cas, seuls les constats sont conservés, jamais le texte. Il garde seulement des liens vers les fichiers, leurs empreintes, la structure des clauses, ses constats et le journal des activités. Pour les forfaits annuels, les comptes personnels sont refusés, pas simplement signalés; chaque refus est consigné, et aucune connexion ne peut être activée sans rapport de vérification. Pour les ententes, un Google Drive ou un OneDrive personnel est accepté, inscrit comme personnel, et la base de données refuse d’y placer un document de négociation.

Dans les deux cas, Termsroom écrit dans un dossier ou un préfixe de votre choix, pour que ses fichiers ne soient jamais mêlés aux vôtres. Chaque version est conservée. Et vous gardez une copie complète de tout ce que vous aviez le droit de voir, que vous soyez encore client ou non.

Tout ce que nous conservons, y compris les requêtes que vous pouvez lancer sur vos propres données, est détaillé sur la page Confiance et sécurité. Les questions qu’on nous pose avant l’achat se trouvent dans la foire aux questions.

Dans les deux cas, Termsroom enregistre aussi une empreinte de chaque version. Chaque partie peut ainsi confirmer que sa copie est bien celle qui a été convenue, peu importe où elle est stockée. C’est expliqué sur la page sur l’intégrité des documents.

Une question? Parlons-en.

Achat, examen de sécurité, bon de commande ou simple question sur votre situation : écrivez-nous et une personne de l’équipe vous répondra.

Nous joindresales@termsroom.com