Les questions qu’on nous pose avant d’acheter

Non. Termsroom est un logiciel offert sur le Web. Il n’y a rien à installer, rien à mettre à jour et aucun écart de version entre les deux parties à une négociation. Vous ouvrez un navigateur et vous vous connectez.

Il est conçu pour le cellulaire, la tablette et l’ordinateur. C’est important : le porte-parole qui vérifie en pleine nuit ce qui vient d’être déposé est rarement à son bureau. Ce sont les mêmes écrans sur les trois appareils, pas une version allégée sur le plus petit.

Non. Une partie lance une négociation et invite l’autre. L’organisation invitée s’inscrit, connecte son propre stockage et participe. C’est la partie qui lance la négociation qui paie, à moins que les deux parties n’en conviennent autrement.

Il ne négocie pas à votre place, ne recommande pas de positions et ne remplace pas vos conseillers juridiques. C’est un dossier et un espace de travail, pas un conseiller.

Dans un stockage qui appartient à votre propre organisation. Termsroom vérifie l’emplacement, refuse les comptes personnels et les OneDrive personnels pour les forfaits annuels, et consigne chaque refus. Seule exception : une organisation qui achète des ententes plutôt qu’un forfait annuel peut garder les documents de ses ententes dans un Google Drive ou un OneDrive personnel, inscrit comme personnel. Il garde ensuite seulement l’adresse du document et une empreinte SHA-256 par version. Nous ne stockons aucune partie de vos documents, ni le texte de vos clauses. Selon la comparaison, Termsroom lit le texte des versions en mémoire sur le serveur ou se sert de l’index des clauses déjà enregistré. Dans les deux cas, seuls les constats sont conservés, jamais le texte.

Il y a deux façons de connecter un emplacement, et elles n’offrent pas les mêmes garanties de garde. Voici ce qu’il faut savoir sur chacune :

• SharePoint ou OneDrive Entreprise. Termsroom conserve seulement l’adresse : locataire, site, bibliothèque et dossier. Aucun identifiant de connexion n’est stocké, puisque l’accès passe par un jeton que votre locataire Microsoft émet au moment où il est nécessaire.
• Compartiment compatible S3, avec vos clés. Avec cette option, Termsroom conserve un identifiant de connexion. La clé d’accès secrète est chiffrée dans le coffre-fort dès son arrivée et n’est plus jamais affichée, pas même à la personne qui l’a collée. Le point de terminaison, la région, le compartiment, le préfixe et l’identifiant de la clé d’accès sont conservés en clair, puisqu’ils servent d’adresse.

La page des options de stockage les compare côte à côte et indique ce qu’un évaluateur de la sécurité devrait vérifier pour chacune.

Ça dépend de l’option de stockage choisie, et nous préférons une réponse précise à une réponse rassurante. Avec SharePoint, non : l’accès passe par un jeton que votre locataire Microsoft émet au moment où il en a besoin, et votre administrateur peut le révoquer sans passer par nous.

Avec un compartiment S3 et vos propres clés, oui. Vous créez une clé d’accès dans votre console et vous nous la remettez; nous en conservons la partie secrète, chiffrée, tant que la connexion est active. Elle n’est plus jamais affichée, pas même à la personne qui l’a collée, et seul le service qui transfère les fichiers peut la lire. Changez la clé dans votre console, et notre accès prend fin sans que nous ayons à intervenir.

Il y a un autre identifiant : l’adresse du webhook entrant de Teams, si vous liez un canal. Elle est traitée de la même façon : chiffrée dès son arrivée et plus jamais affichée.

Non, et cette règle est appliquée dans la base de données, pas seulement à l’écran. Une salle privée n’est visible que par ses membres, eux seuls en voient la liste, et l’autre partie ne peut même pas savoir si une personne donnée en fait partie. Vous pouvez lancer vous-même une requête qui fait ressortir toute entorse à cette règle; elle ne devrait rien trouver.

Nous ne détenons aucun document à lire. Nous détenons toutefois le dossier : noms, rôles, horodatages, empreintes et texte des discussions écrit dans Termsroom. L’accès aux données de production est restreint et journalisé. Nous expliquons franchement ce que notre personnel peut voir sur la page Confiance et sécurité, plutôt que de le résumer ici en un slogan.

C’est l’exception, et nous le signalons partout où elle s’applique. Une discussion est une zone de texte libre, et on peut y coller une clause. Termsroom conserve donc ces messages, et l’écran vous le rappelle là où vous écrivez. Les documents, eux, ne sont jamais conservés. Cette réponse disait auparavant que les messages étaient supprimés à la fin de la négociation. Ils sont conservés jusqu’à 90 jours après la confirmation de la conclusion de l’entente, puis supprimés; la personne responsable d’une partie peut supprimer une discussion plus tôt, ou nous le demander. Une tâche quotidienne recense ce qui est dû, mais n’est pas encore autorisée à supprimer d’elle-même : pour l’instant, la suppression est donc appliquée sur demande. L’avis de confidentialité dit la même chose, à la section 7. Nous préférons corriger l’information plutôt que de vous laisser vous y fier.

Pas encore. Le mandat d’audit SOC 2 Type I doit commencer le jeudi 11 février 2027, et nous transmettrons le rapport une fois qu’il sera émis. Un examen de sécurité interne assisté par IA, portant sur le code source et une copie de la base de données construite localement, a été réalisé le 30 septembre 2026, et les correctifs de base de données qui en découlent sont en place. Nous l’avons mené nous-mêmes au moyen de Claude, d’Anthropic : il n’est donc pas indépendant, il n’a pas visé le service en production et il ne fait pas partie d’un rapport SOC 2. L’étape et la portée de chacun sont publiées sur la page Confiance et sécurité, au lieu d’être évoquées vaguement en rencontre commerciale. Si un rapport est une condition d’achat, dites-le-nous tôt : nous inscrirons l’engagement dans le contrat, pas dans un courriel.

Oui, c’est justement le but. Le journal des activités ne permet que des ajouts, et ses entrées sont reliées par une chaîne de hachage : une entrée modifiée ou supprimée peut donc être détectée sans notre aide. La page Confiance et sécurité lance les mêmes vérifications qu’un client peut lancer sur ses propres données et en affiche les résultats, y compris une vérification que chaque connexion de stockage correspond à ce que nous affirmons publiquement pour son fournisseur.

Le document lui-même se vérifie de la même façon. Chaque version a une empreinte : une seule commande lancée sur votre copie du fichier vous dit si c’est bien le même fichier que celui qui a été enregistré. Ça prend une seconde et ça ne passe pas par nous. Attention toutefois à ce que ça prouve, car il y a deux cas. Si la version a été indexée, Termsroom a lu le fichier dans votre stockage et calculé l’empreinte lui-même, et il refuse de construire l’index des clauses si cette valeur ne correspond pas à celle qui a été saisie. Si la version n’a pas été indexée, l’empreinte est une valeur calculée et déclarée par la partie qui l’a déposée : elle prouve que deux copies sont identiques, mais pas que la valeur provient bien de ce fichier. L’écran vous indique dans quel cas vous êtes.

Au moyen d’une empreinte plutôt que d’une copie. Termsroom enregistre une courte valeur calculée à partir de chaque version au moment de son dépôt, dans un journal qui ne peut pas être modifié par la suite, et les deux parties détiennent le document lui-même dans un stockage que chacune contrôle. Deux fichiers ayant la même empreinte sont le même fichier; la question de savoir quelle copie fait foi ne se pose donc pas.

C’est une position plus solide que celle d’un fournisseur qui garde une copie et vous assure que c’est la bonne, et rien de ce qui peut arriver à Termsroom ne touche votre capacité à prouver ce que vous avez convenu. La page sur l’intégrité des documents explique ce qu’est une empreinte, ce qu’elle ne prouve pas et pourquoi elle est acceptée au Canada, aux États-Unis et en Europe.

Oui, le HECVAT 4, version 4.1.6, qui porte sur la sécurité, la confidentialité, l’accessibilité des TI et l’IA. Nous le remettons à tout établissement qui le demande, sans exiger d’entente de confidentialité au préalable.

Précisons ce que c’est : un HECVAT est un questionnaire qu’un fournisseur remplit à son propre sujet. Il n’y a ni auditeur ni note de passage, et l’organisme qui le tient à jour parle de réponses autodéclarées. Il vous dit ce que nous affirmons sur nous-mêmes, dans un format que vos évaluateurs savent déjà lire. Ce n’est pas une certification, et nous ne le présentons pas comme telle.

À trois choses distinctes, qu’il vaut mieux examiner séparément parce que les risques ne sont pas les mêmes.

SharePoint, pour le stockage. Un administrateur se connecte et indique à Termsroom quelle bibliothèque de documents utiliser. Cette connexion demande un accès en lecture seule, pour confirmer que la bibliothèque existe et produire un rapport de vérification. Elle ne demande volontairement pas l’autorisation offline_access : Microsoft n’émet donc aucun jeton d’actualisation, et nous ne détenons aucun identifiant d’utilisateur de longue durée que nous pourrions perdre. Ceci vaut uniquement pour Microsoft. Le stockage que vous connectez avec vos propres clés d’API fonctionne autrement; voyez la page des options de stockage.

SharePoint, pour l’utilisation continue. Ensuite, les lectures et écritures passent par l’identité d’application de Termsroom, avec l’autorisation Sites.Selected. Cette autorisation ne donne accès à rien par elle-même : votre administrateur l’accorde pour un seul site et peut la retirer en tout temps, sans passer par nous, et l’accès cesse aussitôt. Termsroom ne peut pas parcourir votre locataire Microsoft ni atteindre un autre site.

Teams, pour les notifications. Chaque partie crée un flux de travail dans son propre canal Teams et en colle l’adresse dans Termsroom. Quand quelque chose se passe dans la négociation, une carte arrive dans ce canal : elle indique la négociation, le numéro de dossier et ce qui s’est passé, avec un lien pour revenir dans Termsroom. Elle ne contient jamais le document. Aucune partie ne peut voir où l’autre reçoit ses notifications, et il suffit de supprimer le flux de travail dans Teams pour couper l’accès.

Teams, en tant qu’onglet. Une salle peut être épinglée comme onglet dans un canal. L’onglet ne montre à chaque personne que ce qu’elle a le droit de voir : être membre du canal ne donne pas accès à une salle privée.

Autorisations déléguées, au moment de la connexion : User.Read et Sites.Read.All. Autorisation d’application, pour l’utilisation continue : Sites.Selected. Termsroom ne demande jamais Sites.ReadWrite.All ni Sites.FullControl.All. Si l’une ou l’autre apparaît sur un écran de consentement pour notre application, quelque chose ne va pas, et nous voulons le savoir.

Connectez un compartiment compatible S3 avec des clés que vous créez. Cette option existe et fonctionne : vous indiquez un point de terminaison, une région, un compartiment et un préfixe. Termsroom refuse un point de terminaison qui n’est pas en HTTPS, un compartiment accessible au public ou un compartiment sans gestion des versions. Ça fonctionne avec Amazon S3 et avec tout service qui utilise la même API.

Le compromis est réel. Comme vous fournissez des clés, Termsroom détient un identifiant qui donne accès à ce compartiment tant que la connexion est active, ce qui n’est pas le cas avec SharePoint. Limitez la clé au seul préfixe où nous écrivons, et changez-la dès que vous voulez nous retirer l’accès.

Google Drive est construit et sera activé dès que Google aura approuvé l’application Termsroom; rien ne s’y connecte aujourd’hui. Box, Dropbox, Azure Blob et le stockage sur place ne sont pas offerts non plus. Certaines organisations ne considèrent pas les services de synchronisation grand public comme un stockage d’entreprise, peu importe le type de compte; l’option avec clés d’API existe en partie pour elles. Dites-nous ce que vous utilisez : nous vous dirons franchement ce qu’il faudrait faire, sans rien promettre.

Sur invitation, envoyée par texto, par courriel ou les deux. Une invitation ne sert qu’une fois et expire, et tout le monde se connecte avec un numéro de cellulaire confirmé. Une invitation envoyée à un numéro de cellulaire ne peut être acceptée que par la personne qui confirme ce numéro : un texto transféré ne donne donc accès à rien. Une invitation envoyée seulement par courriel est plutôt liée à son lien à usage unique; quand c’est important, envoyez-la aussi par texto. Termsroom ne garde qu’une empreinte du code d’invitation; même quelqu’un qui lirait toute notre base de données ne pourrait pas entrer.

Rien n’est perdu. Tout appartient à l’organisation, pas à la personne : son accès à la salle prend fin à une date précise au lieu d’être effacé, et les documents ont toujours été dans votre propre stockage.

Vos documents vous appartiennent déjà et n’ont jamais été ailleurs. Le dossier de chaque organisation est protégé par une chaîne de hachage : vous pouvez exporter la vôtre dans un fichier et la vérifier sur votre propre ordinateur, avec un outil de vérification qui n’a besoin de rien de notre part. Si vous quittez Termsroom, vous n’avez besoin de notre collaboration à aucune étape, ni pour récupérer vos documents ni pour prouver que votre dossier n’a pas été modifié.